por Arthur Chioramital
O e-mail se configurou como a principal ferramenta de comunicação do nosso tempo. Principalmente no mundo corporativo. Mais do que telefonemas ou textos impressos, é via correio eletrônico que se dá grande parte do fluxo de dados. O volume descomunal de mensagens - bilhões de e-mails são enviados todos os dias no mundo - fez acender uma luz amarela nas empresas: até que ponto essa comunicação é efetiva e qual o impacto dela na produtividade das equipes? “Pesquisas apontam que as pessoas gastam até três horas do seu dia de trabalho checando e respondendo e-mail. É muito tempo”, diz Pedro Neto, gerente de Business and Process Excellence (BPEX) da Whirlpool Latin America. Neto lembra que 61% das 144 bilhões de mensagens que circulam diariamente foram consideradas não essenciais.
Diante desses dados, a preocupação da Whirlpool é evitar que os colaboradores dediquem mais tempo do que o necessário ao correio eletrônico. Por isso, a multinacional incentiva o estabelecimento de horários específicos para enviar e receber mensagens. “Ao definir que vai checar e responder e-mails uma vez a cada hora, por exemplo, a pessoa consegue manter o foco na atividade que está realizando, ao invés de parar a cada cinco minutos para acessar a caixa de entrada e checar se existem novas mensagens”, explica Neto.
Fernando Poyares, superintendente de Comunicação Corporativa da Unimed Seguros, recomenda que antes de escrever uma mensagem a pessoa se pergunte que tipo de informação deseja transmitir, a quem ela interessa e se o e-mail é a melhor forma de fazer isso. “Se a mensagem for para uma única pessoa ou precisar de um retorno urgente, vale mais a pena usar o telefone”.
A Unimed possui um código de conduta que inclui orientações sobre uso da informação que é entregue no momento da contratação. O conteúdo desse código é revisado anualmente por meio de reciclagens obrigatórias. “Tentamos mostrar aos nossos funcionários que o e-mail só deve ser usado quando for a forma mais segura e eficiente de transmitir uma informação”, diz Poyares.
A escolha dos destinatários mais adequados é outro ponto a ser considerado na hora de passar um e-mail. O envio de mensagens para pessoas que não precisariam tomar conhecimento de determinados assuntos é um dos erros mais comuns. “Estudos apontam que o índice de leitura de e-mails sobre de 4% para 10% quando as mensagens possuem um assunto que realmente interessa aos destinatários”, afirma Viviane Paski, gerente de Marketing da Arcon, que atua na área de Segurança da Informação. “Nossos colaboradores são orientados a enviar apenas informações que sejam de interesse de quem vai receber a mensagem e, ainda, não tornar o envio recorrente”, diz Viviane. Outra orientação diz respeito ao visual das mensagens. “Deve-se evitar fontes muito desenhadas e os emoticons - eles tiram a seriedade da mensagem”, afirma.
Não se trata de desencorajar o uso do e-mail no ambiente de trabalho. Em algumas situações ou processos é fundamental que a comunicação seja feito por meio de correio eletrônico. Na Concretta, rede de escolas profissionalizantes voltada para capacitação de mão de obra da construção civil, a orientação é "falar e formalizar". Depois de tratar algum assunto por telefone ou pessoalmente, é preciso formalizá-lo por e-mail. A precaução tem dois motivos: o e-mail serve como comprovação do acordado e informa todas as pessoas envolvidas com a questão. “Falar apenas não basta nas relações corporativas”, diz Sidney Bezerra, sócio da Concretta.
Dicas úteis
Mandar mensagens só quando realmente é necessário, escrever um texto objetivo, definir os prazos de resposta são algumas das regras básicas para o uso do e-mail corporativo.
1. Antes de enviar um e-mail, verifique se o assunto é relevante.
2. Avalie quem realmente deve receber a mensagem; inclua nos campos Para/TO as pessoas que devem responder e nos campos Copia/CC as que apenas devem tomar conhecimento do assunto.
3. Evite textos muito coloquiais.
4. Fique atente à pontuação e a escrita. Corretores ortográficos não são infalíveis e não avaliam a pontuação.
5. Elabore o texto de forma objetiva, com todas as informações necessárias evitar dúvidas e idas e vindas de e-mails.
6. Evite emoticons, fontes rebuscadas e cores exageradas. Prefira o uso das fontes Times, Verdana, Calibri e Arial.
7. Se estiver esperando alguma resposta ou informação, deixe claro no corpo da mensagem e informe a data limite para resposta.
8. Se precisar de resposta urgente, vale ligar para o destinatário e avisar que encaminhou um e-mail. Não é necessário entrar em detalhes, que já estão na mensagem enviada.
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